Einscannen - Eine leichte Aufgabe

In der heutigen Zeit ist das tägliche Einscannen von Dokumenten und Bildern Standard. Gerade Dokumente werden häufig eingescannt, damit sie später archiviert werden können. Natürlich stehen nun viele Fragen im Raum, wie Sie den perfekten Scan abliefern können.
Entscheidend ist, dass es kleine Unterschiede zwischen Fotos einscannen oder ein Dokument einscannen gibt. Dennoch ist der Vorgang im Grunde recht ähnlich, weshalb Ihnen nun die nachfolgende Anleitung helfen wird, damit Sie Ihren ersten Scan durchführen können, mit verlustfreier Qualität, passender Auflösung und tollen Farben.

Inhalt

1. Welcher Scanner ist der Richtige?
2. Anleitung zum Einscannen unter Windows
3. Was können Sie mit dem Scan nun machen?
4. Texterkennung – Wieso ist es wichtig?
4.1. Texte in einem einzelnen Dokument erkennen
4.2. Texte in mehreren Dokumenten erkennen
5. Wichtige Tipps beim Einscannen
6. Weitere Themen

Welcher Scanner ist der Richtige?

Es ist unwichtig, ob Sie alte Fotos, Negative oder Dias einscannen. Zunächst benötigen Sie das richtige Gerät. Für den Großteil der Nutzer ist ein herkömmlichen Flachbettscanner optimal. Immerhin können Sie mit dem Flachbettscanner nicht nur alte Bilder einscannen, sondern auch einen Scanvorgang für Dias und Negativfilme starten.
Praktischerweise gibt es den Flachbettscanner auch in Kombination mit einem Drucker und Kopierer, sowie in manchen Fällen einem Fax. Der große Vorteil ist, dass Sie nicht nur Bilder einscannen können, sondern diese auch direkt ausdrucken können.
Entscheiden Sie sich alleine für ein Flachbett, dann sollten Sie einen mit oder ohne Vorlageneinzug wählen. Ein Scanner ohne Vorlageneinzug muss per Hand „gefüttert“ werden. Dementsprechend müssen Sie jedes Foto, Dia und Negativ per Hand in das Gerät geben und anschließend stellen. Dies ist kein Problem, wenn Sie nur wenige Fotos einscannen möchten.

Ansonsten sollten Sie zu einem Gerät mit Vorlageneinzug greifen. Hier können Sie bis zu 30 Fotos, Dias und Negative auf einmal scannen, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen. Gerade bei häufigen und großen Scanaufträgen ist diese Möglichkeit die ideale Wahl.

Außerdem können Sie noch zu einem Großformatscanner greifen. Mit diesem fällt das Foto einscannen leichter, wenn Sie sehr große Formate verwenden, wie beispielsweise ein Poster. Natürlich benötigt dieser Scanner auch mehr Platz, als ein herkömmlicher Flachbettscanner.

Die Anleitung zum Einscannen unter Windows

1. Der erste Schritt

Schalten Sie den PC und Drucker/Scanner ein und gehen Sie sicher, dass diese beiden miteinander verbunden sind.
Sollte dies nicht der Fall sein, einfach beide Geräte genau überprüfen.
Die Geräte müssen mit Strom versorgt werden und per Kabel verbunden sein.

2. Der zweite Schritt

Klicken Sie auf „Startmenü“.
Gehen Sie auf das Programm, welches Sie zum Scannen nutzen.
Mit einem Doppelklick können Sie das Programm öffnen.

3. Der dritte Schritt

Entscheiden Sie sich für Format, Orientierung und Auflösung (dpi).
Das Format betrifft die Größe und das Aussehen des Dokuments oder Ihres Fotos.
Die Orientierung kann zwischen verschiedenen Perspektiven auswählen, wie beispielsweise einer Landschaft oder einem Portrait.
Bei Fotos einscannen Auflösung wird die Schärfe des Bilds bestimmt.
Eine hohe Auflösung macht die Details des Fotos besser sichtbar, erhöht aber auch die Dokumentengröße und Datenmenge.

4. Der vierte Schritt

Legen Sie das Dokument mit dem Bild nach unten auf die Glasfläche Ihres Scanners.
Orientieren Sie Ihr Dokument an den Markierungen auf der Glasfläche.
Schließen Sie den Deckel und drücken Sie den Startknopf zum Scannen.
Dieser beginnt nun mit dem Abtasten vom Dokument.

5. Der fünfte Schritt

Nach dem Scan folgen Sie den Schritten des Programms.
Dieses führt Sie in der Regel Schritt für Schritt durch die Bearbeitung sowie Speicherung des Dokuments.
Natürlich erhalten Sie im Vorfeld eine Druck-Vorschau, sodass Sie sich von dem Ergebnis Ihres Scans überzeugen können.

6. Der sechste Schritt

Wählen Sie die Scanoptionen aus. Hier können Sie zwischen Schwarz-Weiß, in Farbe in Graustufen oder benutzerdefiniert Scannen. In diesem Bereich wählen Sie auch das Speicherformat aus (JPG, JPEG oder TIFF).
Klicken Sie auf „Vorschau“, damit Sie sich Ihre Scanergebnis ansehen können, unter den aktuellen Einstellungen.
Bestimmen Sie nun den Namen und Speicherort von Ihrem Dokument.
Klicken Sie auf „Fertigstellen“, um den Scanprozess zu beenden.

Was können Sie mit dem Scan nun machen?

Haben Sie die oben genannten Schritte durchgeführt, sind Sie nun um ein Scan reicher, unwichtig ob Sie ein Dokument, Foto oder Buch einscannen wollten. Nun stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten offen, was Sie mit Ihrem Scan machen können.
Besonders das Bearbeiten ist ein wichtiger Schritt und beinhaltet oftmals nur Bilder. Durch ein passendes Bildbearbeitungsprogramm können Sie kleine Makel erkennen und beseitigen. Vor allem, wenn Sie ein altes Foto restaurieren wollen, ist diese Bearbeitung notwendig.

Ansonsten können Sie Ihr Bild oder Dokument auch direkt archivieren. Vor allem auf einer externen Speicherplatte ist es gut aufgehoben. Ebenso ist die Lagerung auf einer CD-ROM zu empfehlen. Die letzte große Möglichkeit ist das simple Ausdrucken des Dokuments. Dazu einfach, nachdem Sie gescannt haben, das Dokument öffnen und ausdrucken.

Texterkennung – Wieso ist es wichtig?

Nicht immer reicht es aus, wenn Sie einfach ein Dokument scannen und es abspeichern. Gerade bei Textdateien müssen Sie weitere Schritte in Angriff nehmen, damit das Dokument nicht als Bild angesehen wird. Besonders, wenn Sie den Text von einer Datei verändern oder bearbeiten möchten, sollten Sie die Texterkennung von Ihrem Scanner in Anspruch nehmen.

Idealerweise speichern Sie das Dokument zuvor im PDF-Format ab. Dies ist durch die Anwendung von Adobe Acrobat möglich, welche Sie sich kostenlos herunterladen können. Diese benötigen Sie auch, damit die Texterkennung durchgeführt werden kann.

Texte in einem einzelnen Dokument erkennen

1. Öffnen Sie zunächst das gescannte PDF-Dokument in Adobe Acrobat.
2. Wählen Sie nun unter Werkzeuge die Texterkennung und anschließend „In dieser Datei“ aus.
3. Im Dialogfeld klicken Sie auf „Text erkennen“ und auf eine Option unter „Seiten“, welche Ihrer Vorlage entspricht.
4. Anschließend können Sie auf „Bearbeiten“ klicken, um das Dialogfeld „Texterkennung – Allgemeine Einstellungen“ zu öffnen.
5. Hier können Sie die allgemeinen Optionen für Ihre Texterkennung festlegen.

Texte in mehreren Dokumenten erkennen

1. Öffnen Sie ebenfalls die Datei in Adobe Acrobat und gehen Sie wieder auf Werkzeuge und Texterkennung.
2. Nun wählen Sie die Option „In mehreren Dateien“ aus.
3. Im Dialogfeld „Texterkennung“ wählen Sie die Option „Dateien hinzufügen“ aus und wählen die Datei aus, welche Sie hinzufügen möchten.
4. Legen Sie im Dialogfeld „Ausgabeoptionen“ einen Zielordner für die Dateien sowie die Einstellungen für die Benennung fest.
5. Arbeiten Sie nicht mit Rastern, welche zwar die Bildqualität verbessert, doch die Erkennung eines Textes erschweren kann.
6. Nun können Sie ebenso die allgemeinen Einstellungen durchführen und anschließend auf „OK“ klicken.
7. Jetzt können Sie sich in Ruhe einlesen und den Text bearbeiten.

Wichtige Tipps beim Einscannen

Tipp 1: Das passende Dateiformat

Das Dateiformat ist wichtig, da es zu Komprimierungen kommt. Das bedeutet, die Datei wird in ihrer Größe geschrumpft, sodass sie weniger Speicherplatz einnimmt.
Für einen Scan, unwichtig ob Schwarz-Weiß oder Color, gibt es zwei Formate, welche sich am besten eigenen: JPEG oder TIFF. Der große Vorteil bei TIFF ist, dass die Datei deutlich verkleinert wird, aber die Qualität nicht abnimmt. Bei JPEG ist es ein wenig anders. Die Qualität verliert sich zwar ein wenig, doch dafür ist der Komprimierungsvorgang wesentlich intensiver. Sie sollten selbst entscheiden, welche der beiden Optionen für Sie optimal ist.

Tipp 2: Die richtige Auflösung

Die Auflösung gibt die Schärfe eines Scans an. Je höher die Auflösung ist, desto schärfer wird das Dokument dargestellt. Jedoch wächst auch der Speicherbedarf. Viele Scanner arbeiten mit einer Auflösung von 72 dpi, was für herkömmliche Webseiten vollkommen ausreichend ist. Ansonsten sollten Sie die Auflösung anheben, um auch feine Details zu erkennen.

Passen Sie die Qualität am besten an die Auflösung Ihres Druckers an. Beispielsweise druckt Ihr Gerät mit 600 dpi, dann sollte der Scan ebenso 600 dpi besitzen. Bei kleinen Dias und Negativen sollte die Auflösung bei 1.200 dpi liegen, weil die Fläche viel kleiner und somit auch die Details winzig sind. Jedoch ist eine Auflösung über 4.200 dpi nicht zu empfehlen, da einfach die Datei zu groß wird.

Tipp 3: Durchscheinende Rückseite

Sollte die Vorlage auf einem sehr dünnen Papier gedruckt worden sein, kann es zum Durchscheinen der Rückseite kommen. Dadurch wird das Ergebnis fleckig. Nehmen Sie deswegen ein Stück schwarze Pappe und legen diese auf die Rückseite Ihres Drucks.
Dadurch wird ein Kontrast geschaffen, sodass der Scan durchgeführt werden kann. Ein möglicher Helligkeitsverlust kann in einem Bildbearbeitungsprogramm später durch den entsprechenden Helligkeitsregler ausgeglichen werden.

Tipp 4: Die Vorlage ist zu groß

Ein Scanner für den Hausgebrauch hat in der Regel eine Auflagefläche für ein DIN-A4-Blatt. Sollte die Vorlage größer sein, müssen Sie diese in mehrere Scans aufteilen und diese Bilder später über ein Bildbearbeitungsprogramm zusammenfügen.
Bei diesem Vorgang ist wichtig, dass Sie die Bildteile mit den gleichen Einstellungen und zueinander einscannen. Stimmt der Winkel nicht, kann sich die „Nachher“-Korrektur mehr als schwierig und zeitaufwendig gestalten.

Achten Sie auch darauf, dass es durch das zu große Medium nicht zu Lichteinfall kommt. Decken Sie den Deckel am besten mit einem lichtundurchlässigen Hilfsmittel ab, wie einer Decke oder einer Pappkiste.
Wissen Sie im Vorfeld, dass Sie viele große Dokumente einscannen werden, können Sie auch direkt zu einem Großformatscanner greifen. Dieser ist auf größere Formate ausgelegt und hilft sicherlich weiter.

Tipp 5: Der Scan von gedruckten Vorlagen

Möchten Sie gedruckte Vorlagen einscannen, müssen Sie auf die Besonderheiten der Oberflächenstruktur achten. Die Bilder aus dem Drucker bestehen aus vielen winzigen Farbtropfen. Sollten Sie sich das Bild einmal unter einem Mikroskop einsehen, werden Sie eine Rasterstruktur erkennen. Auf dem späteren Scan mit den Standardeinstellungen ist dieses Raster ebenso zu erkennen.

Deswegen sollten Sie die Funktion „Entrasten“ nutzen. Sollte diese Funktion bei Ihrem Scanner fehlen, nutzen Sie den Vorlagentyp „Zeitschrift“ oder „Katalog“. Bei dieser Einstellung wird meist mit einer automatischen Entrasterung im Hintergrund gearbeitet. Dadurch wird das Bild klar und ohne Raster dargestellt.

Tipp 6: Schwarz-Weiß oder Graustufen

Bei einem Scanner können Sie häufig zwischen Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen unterscheiden. Jedoch wissen Sie nicht genau, ob Sie für ein Schwarz-Weiß-Bild die Funktion „Schwarz-Weiß“ oder „Graustufen“ wählen sollten.
Haben Sie bei Ihrem Scanner die Funktion „Schwarz-Weiß-Modus“ aktiviert, kann ein Bildpunkt entweder nur Schwarz oder Weiß sein.
Diese Einstellung ist alleine für monochrome Texte zu empfehlen.
Die Bilddatei bleibt bei dieser Einstellung recht klein und kleine Störungen, wie Kratzer oder Knicke, werden nicht so deutlich dargestellt.

Farbbilder oder schwarz-weiße Fotos sollten Sie in den Modus „Graustufen“ einscannen. Bei diesem kann jeder Bildpunkt verschiedene Grautöne annehmen. In den meisten Fällen können Sie auf 256 Graustufen zurückgreifen.