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Ablagesysteme für gute Organisation

Ob im Büro, zu Hause, in einer Arztpraxis oder am PC. Papier häuft sich in allen Bereichen an und schnell entsteht ein Chaos, welches Sie nicht mehr unter Kontrolle haben. Schon vom ersten Blatt aus sollten Sie mit dem richtigen Ablagesystem arbeiten, damit Sie Ihre Papiere in die passende Ordnung bringen. Natürlich gibt es heute unendlich viele Ablagesysteme, welche zum Einsatz kommen können. Praktischerweise orientieren Sie sich an der vorhandenen Situation. Das bedeutet, haben Sie viel oder wenig Platz, müssen die Blätter griffbereit sein, sollte das Papier in der Nähe des Druckers gelagert werden oder ist eine besondere Papierablage gefordert? Erst wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Papiere ordnen möchten, können Sie in dem Bereich durchstarten. Zur Auswahl stehen Ordner, Stehsammler, eine Briefablage oder allgemeine Ablage für allerlei Papierkram. Doch auch Merkzettel, Mappen, Hefter und Co. zählen zu der Organisation von Papieren.

InhaltsverzeichnisDie Abbildung zeigt geordnete Akten

 
1. Ablagesysteme - Vor der Organisation kommt die Ordnung im Büro
2. Der essenzielle Mittelpunkt der Organisation mit Ablagesystem
3. Praktisch, einfach und beliebt: Hängemappen als Ablagesysteme
4. Dokumentenablage: Keine Zeit verstreichen lassen und Ordnung schaffen
5. Briefe, wohin mit den Briefen? Die Briefablage
6. Ablagesysteme: Papiere im Fokus
7. Die besten Tipps rund um Ablagesysteme
7.1. Die Dreierregel
7.2. Der Tauschhandel
7.3. Die Zwischendurch-Strategie
7.4. Die Wartetaktik
7.5. Das Verfallsdatum

1. Ablagesysteme - Vor der Organisation kommt die Ordnung im Büro

Bevor Sie sich für Ablagesysteme entscheiden und mit der genauen Ordnung Ihrer Papiere beginnen können, sollten Sie einen groben Aufbau schaffen. Hierfür legen Sie alle wichtigen Dokumente auf einen Stapel. Ordnen Sie die Blätter nach Datum, Auftraggeber, Name, Ort oder anderen wichtigen Angaben, damit Sie direkt wissen, dass Sie zusammengehört.

Je nach Dokument und Papier ist es machbar, dass Sie mittels Heftgeräte die Seiten zu einem Stapel verbinden. Durch die Heftklammern bleiben die Blätter in geordneter Reihenfolge und das spätere Ordnen fällt leichter. Gleichermaßen sollten Sie die Papiere direkt ausdünnen. Gerne wollen Sie alle Dokumente aufbewahren und Sie somit für die „Nachwelt“ archivieren. Jedoch ist dies nicht immer nötig. Dementsprechend sollten Sie nur wirklich wichtige Papiere aufbewahren, die für die Steuern, Kunden oder das eigene Unternehmen wichtig sind. Grußkarten oder anderer Schnickschnack sind überflüssig und kann direkt im Papierkorb landen.

Möchten Sie auf keinen Fall auf diese Kleinigkeiten verzichten, dann lagern Sie diese in einer Ablagebox. Die Box wirkt neutral und niemand wird erkennen, dass unwichtige Papiere in ihr lagern. Haben Sie alle Dokumente gestapelt und sortiert, können die Ablagesysteme für die eigentliche Büroorganisation zum Einsatz kommen.


2. Der essenzielle Mittelpunkt der Organisation mit Ablagesystem

Die Abbildung zeigt rote AktenordnerEiner der wichtigsten Bereiche, damit Sie Ihre Papiere richtig ordnen können, ist ein einfacher Schrank. Ein schicker Schrank kann in jedem Büro Platz finden, da es ihn in unendlich vielen Ausführungen gibt. Ob groß, breit und ausladend oder schmal, hängend und klein. Sie können die Schränke wählen, welche zu Ihrem Einrichtungsstil passen. Am besten sind dunkle oder helle Farben. Schwarz ist der beliebte Klassiker und passt sich in jedes Konzept ein. Unwichtig, ob Sie einen Schreibtisch mit Glasplatte besitzen oder ein massives Modell aus Holz. Ein schwarzer Schrank ist perfekt zum Aufbewahren von allerlei Belanglosigkeit, worunter auch Papiere, Akten, Dokumente, Briefe und Co. zählen.

Sie können sich entscheiden, ob Sie einen Schrank für die Wand oder den Schreibtisch wollen. Gerade für kleine Büros ist ein Modell, welches Sie bequem unter den Schreibtisch schieben können, die ideale Wahl. Haben Sie mehr Platz oder benötigen Sie großzügigen Stauraum, dann ist ein Hängeelement oder eine Schrankwand der perfekte Partner. Innerhalb des Schrankes können Sie entscheiden, wie es aussehen soll. Natürlich hängt das Innenleben stark davon ab, welche Art von Papieren Sie sortieren möchten.

Für Ringbücher, eine Schubladenbox oder Büroartikel sind die klassischen Regalböden vorteilhaft. Sie können Ihre Papiere einfach abstellen und über die Namensschilder am Buchrücken erkennen, um welche Akten es sich handelt. Haben Sie hingegen viele lose Blätter und einzelne Dokumente, sollten Sie zu einer anderen Art von Papierablage greifen.


3. Praktisch, einfach und beliebt: Hängemappen als Ablagesysteme

Besonders beliebt und praktisch sind sogenannte Hängemappen. Diese gibt es heute in große Vielfalt und sorgen dafür, dass Sie einfach und schnell Ihr Schriftgut organisieren können. Der größte Vorteil von Hängemappen ist, dass sie einen sehr guten Überblick erlauben. In Schubladen, einem Ablagekorb oder Regalen kann schnell das Chaos überhand gewinnen, was durch die Hängemappen verhindert wird.

Einer der wichtigsten Aspekte bei diesen Mappen ist, dass Sie über Schildchen verfügen. Die Trennblätter können mit Haftnotizen versehen werden, damit Sie auf den ersten Blick erkennen, was sich innerhalb der Mappe befindet. Besonders praktisch ist, wenn Sie die Notizen chronologisch ordnen. Somit können Sie sie von A bis Z beschreiben und sofort ein Papier finden, wenn Sie dessen Bezeichnung kennen.

Heute gibt es diese Mappen von vielen unterschiedlichen Anbietern, wie Esselte, Leitz oder Styro. Doch diese Hersteller haben nicht alleine Hängemappen im Angebot, sondern auch noch weitere, interessante Organisationstalente.


4. Dokumentenablage: Keine Zeit verstreichen lassen und Ordnung schaffen

Die Abbildung zeigt geordnete Akten und PapiereNicht immer möchten Sie Ihre Dokumente archivieren oder dauerhaft verstauen. Gerade im Bereich des Druckers ist es wichtig, dass Sie schnell auf Dokumente zugreifen können. Eine Arztpraxis ist in diesem Zusammenhang ein gutes Beispiel. Es müssen vorgefertigte Rezepte mit den passenden Daten der Patienten bedruckt werden. Damit die Ausdrucke keine Ewigkeit in Anspruch nehmen, sollten die Papiere direkt griffbereit liegen. Insofern ist ein schnelles Drucken, unwichtig ob mit einem Tintenstrahldrucker, Nadeldrucker oder Laserdrucker, in wenigen Sekunden möglich.

Die meisten Interessenten entscheiden sich in diesem Bereich für eine sogenannte Dokumentenablage. Dies ist ein offenes Fach, worin wichtige Dokumente abgelegt werden können. Durch die offene Bauweise kann in einer Sekunde nach den Blatt gegriffen werden, ohne das Schubladen oder Schränke geöffnet werden müssen. Zwar hat eine solche Sortierstation viele Vorteile, doch einen gravierenden Nachteil: Jeder kann sehen, was auf dem Papier steht.

Tipp: Deswegen sollte eine solche Dokumentenablage nur dann genutzt werden, wenn es entweder unwichtig ist, dass jeder die Dokumente lesen kann oder, wenn unbeschriebene Vordrucke in ihr abgelegt werden. Somit sind diese Ablagesysteme die richtige Lösung, wenn keine Zeit verschwendet werden soll.


5. Briefe, wohin mit den Briefen? Die Briefablage

Die Abbildung zeigt eine leere BriefablageIn vielen Bereichen des Lebens kommen zahlreiche Briefe an, welche nicht einfach weggeworfen werden sollen. Im heimischen Umfeld ist es nicht selten der Fall, dass eine ganze Schublade als „Briefkorb“ bezeichnet werden kann. Alle angekommenen und wichtigen Briefe, wie Rechnungen, Verträge und Co., werden einfach in die Schublade gesteckt. Im ersten Moment erscheint das als eine schnelle und einfache Lösung, doch ihre Tücke offenbart sich, wenn nach einem bestimmten Brief gesucht wird.

Deswegen sollten Sie sich ein wenig Zeit nehmen und die Organisation Ihrer Briefe in Angriff nehmen. Am besten kaufen Sie sich Briefkörbe. Hierbei können Sie sich mehrere Körbe kaufen, welche Sie per Rückenschilder oder Heftnotiz mit einer Nachricht beschriften wie „Firma XYZ“ oder „Rechnungen von ? bis ?“. Die praktische Eigenschaft eines solchen Korbs ist, dass die Briefe stapelbar sind. Der gesamte Korb kann mit Briefen gefüllt werden, ohne das Sie abhanden kommen.

Benötigen Sie einen Platz für unbeschriebene Briefumschläge, dann ist ein Briefständer eine gute Idee. Dieser Ständer ist in mehrere Fächer unterteilt, in denen Sie bequem die Umschläge stellen können. Auf dem Schreibtisch oder im Regal haben Sie die passenden Umschlaggrößen direkt zur Hand. Auch im Bereich der Briefe gilt, werfen Sie direkt die Modelle weg, die Sie nicht mehr brauchen.

Tipp für mehr Ordnung im Büro: Alte Rechnungen von einem Anbieter, bei dem Sie seit Jahren nicht mehr sind, Werbung oder Briefe von Adressaten, die Sie nicht kennen. Diese Briefe würden Ihre Ablagesysteme nur durcheinander bringen und leisten keinen weiteren Dienst.


6. Ablagesysteme: Papiere im Fokus

Die Organisation von Papier hat nicht immer mit einem sauberen Umfeld und einer schicken Ordnung zu tun. Sie sollten bedenken, dass manche Papierstücke gezielt gezeigt werden und somit als Werbung dienen. Gutes Beispiel sind Reiseprospekte, Zeitungen, Flyer oder Broschüren. Diese möchten Sie nicht im Schrank verstauben lassen, sondern präzise unter das Volk bringen. Deshalb sind die oben genannten Organisationsmöglichkeiten auch der falsche Weg.

Greifen Sie zu einem Papierflow, welcher gerne als Paperflow bezeichnet wird. Es handelt sich hierbei um ein offenes Regal. Statt dem Griffloch des Regals wird hier mit kleinen Fächern gearbeitet. In diese können Sie die Papiere von oben stecken. Zusätzlich sind die Fächer mit Glas, Plastik oder einem anderen durchsichtigen Material verkleidet, damit jeder sofort sehen kann, was sich im Fach befindet.

Tipp: Gerade im Eingangsbereich von Firmen oder Arztpraxen ist ein Papierflow eine schicke Papierablage, welche dem Besucher zur Mitnahme animiert.

Selbstverständlich gibt es viele unterschiedliche Modelle. Für kleine Räumlichkeiten wird sich ein Wand-Paperflow lohnen, welcher nicht viel Platz wegnehmen wird. Dafür bietet er aber nicht so viel Stauraum. Es gibt auch die Stand-Papierflow, welche frei im Raum platziert werden können.

Haben Sie besonders viele Prospekte und Co., dann können Sie zu einer gesamten Regalwand greifen. Diese ist oftmals in Reisebüros, im Hotel oder auf dem Campingplatz anzutreffen und sorgt für eine schicke Präsentation und Organisation.


Die Abbildung zeigt Aktenordner

Die richtige Nutzung von Ablagesysteme ist nicht die einzige Möglichkeit, um für Ordnung zu sorgen. Heute gibt es viele unterschiedliche Methoden, welche für ein aufgeräumtes Büro, Zuhause oder eine Arztpraxis verwendet werden können. Durch die weiter unten fünf genannten Methoden ist es möglich, lange Suchzeiten, veraltete Informationen oder Platzmangel zu umgehen.


7.1. Die Dreierregel

Die Dreierregel ist im Grunde ganz einfach: Jedes Mal, wenn Sie in einem stetig wachsenden Informationsordner etwas suchen, entfernen Sie drei veraltetet Informationen, die Sie nicht mehr brauchen. Insofern räumt sich das Chaos von alleine auf.


7.2. Der Tauschhandel

Der Tauschhandel ist ähnlich wie die Dreierregel anzusehen: Für jede neue Information, welche Sie der Papierablage zufügen, entfernen Sie eine ältere sofort. Ab besten schauen Sie in die hinteren Regionen der Mappe, da dort die ältesten Einträge liegen.


7.3. Die Zwischendurch-Strategie

Oftmals vergessen Sie einfach, dass Sie sich noch um Ihre Ablagesysteme kümmern müssen. Deswegen sollten Sie schon am Vorabend eines Tages ein bis zwei zu verschlankende Mappen, Ablagekörbe oder Ordner auf Ihrem Schreibtisch bereitstellen. Am nächsten Tag können Sie diese durchschauen und unwichtige Einträge entfernen, wenn Sie gerade Zeit haben.

Machen Sie es einfach nebenbei in der Kaffeepause, zwischen zwei Terminen oder, wenn Sie ein persönliches Tagestief verspüren. Sollte dies nicht klappen, können Sie die Mappen oder Körbe mit einem auffälligen Symbol markieren. Stellen Sie eine Blume oder ein Kuscheltier auf die Mappe, damit Sie diese auch nicht vergessen.


7.4. Die Wartetaktik

Der Berg an Papier wächst und wächst und Sie unternehmen nichts dagegen. Nun platzt Ihre Papierablage langsam aus allen Nähten und Sie müssen zur Tat schreiten. Entweder machen Sie es sofort oder legen einen konkreten Termin fest, wann Sie sich Ihrem Ablagesystem widmen möchten.

Tipp: Setzen Sie sich bei Ihrem Engagement ein festes Ziel, wie „Ich werde für 50 Prozent Papierentlastung sorgen“ oder „Ich werde drei Ordner komplett räumen“. Hören Sie erst auf, wenn Sie Ihr Ziel erreicht haben.


7.5. Das Verfallsdatum

Sie sollten ab der Anlegung eines neuen Ordners mit einem Verfallsdatum arbeiten. Es wird der Zeitpunkt markiert, ab wann der Ordner seinen Nutzen verliert. Wichtig ist, dass Sie das „Verfallsdatum“ deutlich kennzeichnen, damit es immer im Blick ist. Schreiben Sie sich auf den Ordner Dinge wie „Ins Alterpapier ab...“ oder „Ins Archiv am...“.

Tipp: Zusätzlich können Sie sich eine Wegwerf-Erinnerung in Ihren Kalender speichern oder einen Termin auf Ihrem Handy festlegen.


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